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Les outils sont-ils indispensables au gestionnaire de projet ?

Développer ses techniques en gestion de projet ne signifie pas uniquement l’apprentissage ou la découverte de nouvelles notions ; mais surtout la mise en place et l’utilisation d’outils essentiels à la réussite de tous projets. Les outils du gestionnaire de projet sont développés dans le but d’aider à l’encadrement et au suivi des projets. En effet, la planification et le contrôle sont deux facteurs essentiels au bon déroulement d’un projet permettant aux gestionnaires de réduire les incertitudes et les risques que comportent ces derniers.

Le gestionnaire expérimenté l’a bien compris et s’est certainement formé, au fil de ses expériences, une boite à outils contenant les outils les plus importants dans la gestion d’un projet. Pour ceux qui désirent mettre toutes les chances de leur côté pour réussir leurs projets, il est suggérer de mettre en place ce qui sera la colonne vertébrale des projets et le garant de leur réussite.

QUELS SONT LES ENJEUX ?

  • Comment mettre en place des outils simples d’utilisation qui ne soient pas une contrainte pour les chargés de projet ?
  • Comment gérer efficacement plusieurs projets et s’assurer du succès de chacun d’eux ?
  • Comment améliorer ses coûts et ses délais dans un contexte toujours plus demandant ?
  • Quels outils déployer et comment être judicieux dans la quantité et l’envergure de ces outils ?

QUE SUGGÈRENT LES MEILLEURES PRATIQUES

L’objectif principal de la boite à outils du gestionnaire de projet consiste à la mise en place d’outils visant à cadrer les projets dès leur initialisation et tout au long de leur cycle de vie. Peu importe le format ou la source de ces outils, il convient toutefois, et c’est important, de les adapter aux méthodes et besoins spécifiques de l’entreprise afin de couvrir au mieux les attentes des projets. Voici une liste non exhaustive des différents outils que l’on retrouve en gestion de projet.

  • La charte de projet : Ce document, essentiel au bon démarrage des projets, permet avant toute action de cadrer et définir le projet. Ainsi il contient les principaux objectifs du projet, ses limites, ses risques, son budget préliminaire, etc. Toutes ces informations poussent donc le gestionnaire à se poser les bonnes questions dès la première phase d’un projet et ainsi bâtir des fondations solides sur lesquels il pourra s’appuyer ;
  • L’analyse des parties prenantes  : L’analyse des parties prenantes est un outil qui permet dans un premier temps de dresser une liste complète des personnes pouvant interférer sur le projet. En analysant certaines métriques comme l’impact ou encore le pouvoir de ces derniers cela permettra d’adopter la stratégie adaptée et facilitera la mise en place de la communication.
  • Le plan de gestion de projet  : Ce document vient en support à la charte projet et complète les informations présentes dans ce premier outil afin de lui procurer une plus grande exhaustivité. Il comprend les sections suivantes : présentation du projet, objectifs et facteurs clés de succès, principaux jalons, contraintes suppositions, envergure du projet, gestion du changement au sein du projet, liste des besoins, établissement des délais ainsi que des besoins humains, planification financière et en terme de qualité, gestion des ressources humaines, communication, risque et approvisionnement…
  • L’analyse des risques  : Cette analyse permet de définir en amont les risques qui peuvent potentiellement arriver au projet. De plus l’estimation de leur importance et leur priorisation permettra au chargé de projet de réagir vite et à la mesure du risque lui-même. Enfin la mise en place de mesures permettra une plus grande réactivité et donc une diminution des impacts négatifs qu’ils peuvent avoir sur le projet.
  • La matrice des responsabilités  : Ce document est basé sur un croisement entre les parties prenantes et les activités du projet. Il permet de savoir les rôles et responsabilités de chaque personne. Cet outil est essentiel afin de cadrer une des composantes les plus fragiles d’un projet ; l’humain. Cela définit un champ d’action pour chacun et donne une personne à qui se référer.
  • Présentation d’initiation du projet  : Cette introduction visuelle permet une exhaustivité des informations à présenter aux parties prenantes lors du lancement du projet. Une présentation complète permettra à chacun d’avoir une compréhension similaire des attentes du projet et donc d’avancer dans la même direction.
  • Présentation d’avancement des projets  : Permet de régulièrement faire le point sur l’avancée des projets. Cet outil qui pourrait sembler n’être qu’une charge de travail supplémentaire se trouve en fait être un outil essentiel car c’est grâce à lui que seront soulevés les problèmes et ainsi par une action plus rapide, des mesures de corrections pourront être mise en place et minimiser les répercussions.
  • Répertoire des problèmes, changements et dépendances du projet  : Ce document Excel permet aux chefs de projet d’être constamment informés des nouveaux risques qui peuvent survenir au cours du projet.
  • Demande de changement  : Ce document permettra aux gestionnaires de projet de savoir en tout temps quelles seront toutes les répercussions que peuvent avoir un changement sur le projet. Par une visualisation des ces changements, des actions pourront être mises en place afin d’en minimiser les effets.
  • Leçons apprises  : Bien souvent la fermeture des projets est une partie délaissée et parfois même considérée comme externe au projet. Trop souvent, la collecte des retours d’expérience ne se fait pas, ou pas de la bonne façon. Chez PMGS on sait l’importance d’une collecte et d’une utilisation des leçons apprises pour augmenter le niveau de maturité globale en gestion de projet organisationnelle.

CE QU’IL FAUT RETENIR

Enfin, il faut retenir qu’il existe plusieurs degrés de besoins en terme d’outils et qu’un outil n’est vraiment utile que si il est adapté à l’entreprise dans laquelle il est déployé. Une personnalisation des outils est donc possible et est même conseillée. De plus, afin d’implanter les bons outils, de la bonne manière, il faut s’attarder en premier lieu sur les besoins de l’entreprise. Par une première étude de ces derniers, les outils sont sélectionnés, adaptés et expliqués aux membres de l’équipe afin qu’ils en fassent leurs outils.

CES SUJETS VOUS INTERPELLENT ?

PMGS propose une formation visant à maîtriser les techniques et les outils les plus efficaces en gestion de projet pour en optimiser la réussite. Cette formation vous apporte des réponses pragmatiques en utilisant des exemples pratiques, des études de cas représentatives et des outils que vous pourrez appliquer dans le cadre de votre travail. Cette approche est destinée à vous donner une vue d’ensemble du projet, depuis la définition des spécifications jusqu’aux modifications et à la clôture, en passant par l’élaboration de la structure de découpage du projet et les outils nécessaires.

Stephanie Constantin
PMGS
infoamerica@pmgsgroup.com
Tél. : 514-904-1428 poste 230